Mechanisches oder elektronisches Zutrittssystem: Was passt zum Unternehmen?

Für die Unternehmensleitung ist es wichtig zu wissen, wer das Büro, das Lager, den Produktionsbereich oder den Serverraum betritt. Mitarbeiter wiederum müssen schnell und ohne unnötige Verzögerungen an ihren Arbeitsplatz gelangen. Deshalb sollten Schlösser nicht nach ihrem modernen Aussehen verglichen werden, sondern nach den Arbeitsbedingungen des jeweiligen Objekts sowie unter Berücksichtigung der Anforderungen der Nutzer und der Sicherheit. Für eine fundierte Entscheidung ist es wichtig zu verstehen, worin der Unterschied zwischen mechanischen und elektronischen Zugangssystemen besteht. In diesem Fall kann Schlüsseldienst Steglitz dabei helfen, eine passende Schlosslösung unter Berücksichtigung der Besonderheiten der Räumlichkeiten, des erforderlichen Zugangsniveaus und der Sicherheitsanforderungen auszuwählen.

Wie funktioniert ein mechanisches Zugangssystem – Stärken und Schwächen

Die mechanische Variante wirkt vertraut und verständlich, ihre Eignung hängt jedoch davon ab, wie viele Türen kontrolliert werden müssen und wie häufig sich das Personal ändert.

Einfach erklärt funktioniert das System folgendermaßen:

• Die Grundlage bildet ein mechanisches Schloss, beispielsweise ein Zuhaltungs- oder Zahlenschloss. Zugang erhält, wer den passenden Schlüssel besitzt oder die richtige Kombination kennt. Stromversorgung, Server und Software sind dafür nicht erforderlich.

• Ein wesentlicher Vorteil sind die vergleichsweise niedrigen Installationskosten. Der Unterschied zu einem elektronischen Zugangssystem kann deutlich ausfallen. Technische Defekte lassen sich in der Regel schnell erkennen.

• Mechanische Systeme bleiben auch bei einem Stromausfall funktionsfähig und benötigen keine regelmäßigen Softwareupdates. Das ist besonders praktisch für Nebenräume, kleine Werkstätten und abgelegene Objekte.

• Eine Schwachstelle sind die Schlüssel. Sie können an Kollegen weitergegeben, unbeaufsichtigt liegen gelassen oder kopiert werden. Wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt, muss unter Umständen der Schließzylinder oder sogar das gesamte Schloss ausgetauscht werden.

• Ein mechanisches System bietet in der Regel keine Protokollierung der Zutritte. Es zeigt lediglich, ob eine Tür verschlossen ist, liefert aber keine Informationen darüber, wer wann eingetreten ist oder wie viele Personen sich im Gebäude befinden.

Mechanische Lösungen sind daher vor allem dort sinnvoll, wo die Zahl der Nutzer gering ist, sich Zugangsberechtigungen selten ändern und ein Ausfall aufgrund fehlender Stromversorgung vermieden werden soll. In solchen Situationen kann Schlüsseldienst Pankow bei der Wartung, Reparatur oder dem Austausch von Schlossmechanismen helfen und dabei die Besonderheiten des jeweiligen Zugangssystems berücksichtigen.

Wie funktioniert ein elektronisches Zugangssystem – Kontrolle und Verwaltung

Ein elektronisches System basiert auf einem Identifikationsmittel, einem Lesegerät, einem Controller und einer entsprechenden Schließvorrichtung. Je nach Konzept hält der Mitarbeiter eine Karte an das Lesegerät, gibt einen Code ein, nutzt ein Smartphone oder durchläuft eine biometrische Prüfung. Anschließend überprüft das System die hinterlegten Zugangsrechte und gibt den Zutritt frei.

Wichtige Punkte bei einem solchen System sind:

1. Der Administrator kann Zugangsrechte für einzelne Personen, Gruppen oder bestimmte Bereiche festlegen. Ein Ausweis kann beispielsweise nur für bestimmte Etagen oder für einen begrenzten Zeitraum freigeschaltet und bei Bedarf schnell gesperrt werden.

2. Das System speichert Zutrittsereignisse in einem Protokoll. Dadurch lässt sich nachvollziehen, wer zu welchem Zeitpunkt bestimmte Bereiche betreten hat, was die interne Kontrolle erleichtert und bei komplexen Arbeitszeiten hilfreich sein kann.

3. Karten und Schlüsselanhänger sind bequem, können jedoch verloren oder an andere Personen weitergegeben werden. Ein gemeinsamer Code für eine ganze Abteilung ist ebenfalls nicht empfehlenswert. Bei biometrischen Lösungen müssen außerdem der Schutz personenbezogener Daten und ein alternativer Zugangsweg berücksichtigt werden.

4. Elektronische Systeme sind von der Stromversorgung, der Verbindung und der Funktionsfähigkeit des Controllers abhängig. Deshalb sollten eine Notstromversorgung, eine Möglichkeit zur Notöffnung, ein mechanischer Ausgang und klare Abläufe für Störfälle vorgesehen werden.

5. Bei der Budgetplanung sollten nicht nur die Installationskosten berücksichtigt werden, sondern auch Einrichtung, Austausch von Identifikationsmitteln und regelmäßige Wartung. Für besonders wichtige Bereiche sollte zusätzlich eine Möglichkeit zur alternativen oder mechanischen Öffnung vorhanden sein.

Der Unterschied zwischen mechanischen und elektronischen Zugangssystemen wird besonders deutlich, wenn ein Unternehmen wächst. Wenn in einem Büro zehn Mitarbeiter arbeiten und nur eine Tür kontrolliert werden muss, kann ein einfaches Schloss völlig ausreichen. Gibt es dagegen Schichtbetrieb, mehrere Lagerbereiche oder Anforderungen an die Dokumentation von Zutritten, reduziert ein elektronisches System den manuellen Verwaltungsaufwand und ermöglicht eine schnellere Reaktion auf Veränderungen. Sinnvoll ist es daher, nicht nur den Preis des Schlosses, sondern die gesamten Betriebskosten zu vergleichen. So lässt sich eine Lösung auswählen, die auch langfristig zu den Anforderungen des Unternehmens passt.